Llista de verificació per triar el programari d'hotel adequat

Aquests són els 5 grans temes importants per ajudar-vos a triar programari. Aquests punts s'han de comprovar amb els editors del programari que us interessi, per assegurar-vos que la solució us convé i és segura, estable i completa, i maximitza la vostra inversió. Aquest check-list és útil per a totes les seves opcions de programari: PMS, CRM, RMS, etc.

Els punts d'aquest check-list es presenten en un ordre arbitrari. En la teva decisió poden entrar en joc altres criteris, com el cost de la solució, el temps d'implantació, etc.

1. CARACTERÍSTIQUES

Òbviament és important saber per a què serveix el programari i si correspon a les necessitats que té.

Abans de conèixer un proveïdor potencial, enumerar les seves necessitats us permet tenir clar el vostre enfocament i les vostres expectatives de la solució que busqueu. Per exemple, "vull augmentar la cistella mitjana de visitants", "accelerar la check-in", "poder accedir als meus informes des de casa", etc.

El programari que avaluareu òbviament oferirà funcions que van més enllà de les necessitats mínimes que heu enumerat. Si es cobreix el mínim, aquestes funcions addicionals us poden guiar en la vostra elecció.
En una indústria que evoluciona molt ràpidament, és essencial assegurar-se que el programari escollit es troba en una perspectiva d'innovació constant perquè qualsevol tecnologia que no es renovi ràpidament queda obsoleta.

2. ERGONOMIA I CONNECTIVITAT

Un altre punt important és l'ergonomia de la solució. L'utilitzareu cada dia, ha de ser fàcil d'utilitzar i no una restricció. L'ergonomia també és essencial si voleu que el vostre equip l'adopti i l'utilitzi amb prudència. Demaneu veure la interfície per veure d'un cop d'ull com funciona.

Si podeu provar-ho, proveu un parell de característiques bàsiques. T'has de guiar o has d'arribar pel teu compte? El nombre de clics per realitzar l'operació és també un bon mètode per adonar-nos de la simplicitat (o dificultat) d'una acció que haurem de fer potser diverses vegades al dia.

El segon àmbit molt important és que la solució ha de poder connectar-se a altres softwares, i especialment al PMS (Property Management System) que gestiona la planificació de reserves, facturació, etc. i també ha de ser capaç de comunicar-se amb les altres solucions. El programari que ho fa tot no existeix. Per tant, el programari que us interessi es comunicarà necessàriament amb un altre programari que ja tingueu o que us equipareu en el futur.

És essencial avaluar el potencial d'interconnectivitat de la solució avaluada amb altres solucions. O bé el programari ja està connectat amb algun programari (interfícies preexistents), o bé ofereix interfícies de programació (anomenades API) que permeten que el programari extern es connecti sense massa esforç. No obstant això, alguns programes no ofereixen cap API, l'única manera d'intercanviar dades amb un altre programari és realitzar exportacions de forma manual o automàtica, i tot i així, això no sempre és possible.

Si no és possible exportar, corre el risc de quedar-se bloquejat a la solució escollida i lamentar-ho més endavant.

3. SOSTENIBILITAT I REPUTACIÓ

Especialment per a solucions a llarg termini (com un PMS o un CRM), tenir una idea de com està anant l'empresa que desenvolupa la solució és un indicador que no s'ha de prendre a la lleugera per evitar una situació problemàtica on l'empresa desapareixeria i el programari ja no es manté.

Pot ser difícil adonar-se de la salut financera d'una empresa. Aneu amb compte de no deixar-vos enlluernar per una recaptació de fons substancial, que no és absolutament cap garantia de sostenibilitat. D'altra banda, consulteu els portals d'informació financera disponibles a cada país (a França: Societe.com o Pappers.fr) que són útils per conèixer la història i la salut actual de l'empresa. Si no hi ha informació disponible, feu preguntes sobre facturació, rendibilitat, accionistes, etc. Finalment, no dubtis a esmentar la portabilitat de les dades en cas d'avaria, o fins i tot a que s'esmentin en el contracte.

Un altre punt, les referències de clients o testimonis de clients són importants per fer-se una idea de l'ús concret d'una solució i completar la informació teòrica donada pel proveïdor.

És útil discutir amb altres hotelers que ja utilitzen el programari sobre la seva experiència amb l'eina, així com la qualitat de l'atenció al client. Sobretot si l'establiment client és similar a la seva estructura.

4. ATENCIÓ I ORIENTACIÓ AL CLIENT

Qualsevol programari hauria d'oferir una base de coneixement amb articles que responguin a les preguntes i problemes més comuns.

Òbviament, tenir persones disponibles per respondre preguntes específiques en directe és un gran avantatge. Sobretot si aquest servei personalitzat és gratuït i està disponible per telèfon, correu electrònic i xat.

És important distingir entre l'atenció al client per respondre als problemes tècnics en tot moment i els gestors / assessors de projectes que fan un seguiment de l'ús de la solució i us ajuden a treure-li el màxim rendiment.

5. SEGURETAT I COMPLIMENT

És difícil (per no dir impossible) mesurar la seguretat de les dades quan no s'és un especialista en seguretat informàtica. Aquest aspecte és crucial perquè l'hotel té la responsabilitat de protegir les dades dels seus hostes, especialment a partir del 25 de maig de 2018 i el Reglament General de Protecció de Dades (GDPR). Per tant, assegureu-vos que la solució us permeti complir la normativa. 

Una empresa que vulgui assegurar al màxim la seva plataforma ha de realitzar proves de penetració per part d'empreses especialitzades en seguretat informàtica. Li permeten detectar defectes i corregir-los posteriorment.

‍

Utilitzeu aquesta llista de comprovació durant les cites per entrevistar els vostres proveïdors de tecnologia potencials. Et guiarà per passar pels punts importants en l'elecció d'una solució.

‍

T'agradaria fer totes aquestes preguntes al LoungeUp? Sol·licita una demo o posa't en contacte amb nosaltres per telèfon o correu electrònic.

Crèdits fotogràfics: Unsplash

‍