Aquests són els 5 temes importants principals per triar programari. Aquests punts s'han de comprovar amb els editors de programari que us interessen, per assegurar-vos que la solució és adequada per a vosaltres i és segura, estable, completa i per una empresa consolidada per maximitzar la vostra inversió.

Els punts d'aquest check-list es presenten en un ordre arbitrari i és obvi que en la teva decisió entren en joc altres criteris com el cost de la solució, etc.

1. CARACTERÍSTIQUES

Òbviament és important saber per a què serveix el programari i si correspon a les necessitats que té.

Abans de conèixer un proveïdor potencial, enumerar les seves necessitats et permet ser clar en el teu enfocament i expectatives cap a la solució que busques. Per exemple "Vull augmentar la cistella mitjana de visitants", "accelerar el check-in", "poder accedir als meus informes des de casa", "gestionar els meus 3 hotels", etc.

El programari que avaluareu òbviament oferirà funcions que van més enllà de les necessitats mínimes que heu enumerat. Si es cobreix el mínim, aquestes funcions addicionals us poden guiar en la vostra elecció.
En una indústria que evoluciona molt ràpidament, és essencial assegurar-se que el programari escollit es troba en una perspectiva d'innovació constant perquè qualsevol tecnologia que no es renovi ràpidament queda obsoleta.

• Enumera les meves necessitats
• Quines necessitats cobreix la solució?
• Les funcionalitats que m'interessen estan incloses en l'oferta o com a opció?
• Hi ha altres productes oferts també per l'empresa que em puguin interessar en el futur?
• Tenim control sobre la solució? Es poden fer canvis en qualsevol moment?
• Amb quina freqüència es realitzen les actualitzacions? Són automàtics? Són gratuïts?
• Quins són els desenvolupaments futurs de la solució?
• Cada quant temps s'actualitza la solució?

2. ERGONOMIA I CONNECTIVITAT

Un altre punt important és l'ergonomia de la solució. L'utilitzareu cada dia, ha de ser fàcil d'utilitzar i no una restricció. L'ergonomia també és essencial si voleu que el vostre equip l'adopti i l'utilitzi amb prudència. Demaneu veure la interfície per veure d'un cop d'ull com funciona.

Si podeu provar-ho, proveu un parell de característiques bàsiques. T'has de guiar o has d'arribar pel teu compte? El nombre de clics per realitzar l'operació és també un bon mètode per adonar-nos de la simplicitat (o dificultat) d'una acció que haurem de fer potser diverses vegades al dia.

El segon aspecte molt important és que la solució ha de poder connectar-se a altres softwares, i especialment al PMS (Property Management System) que gestiona el calendari de reserves, facturació, etc. i també ha de ser capaç de comunicar-se amb altres solucions. No hi ha programari que ho faci tot. Per tant, el programari que us interessi inevitablement haurà de comunicar-se amb altres programes que ja tingueu o que us equipareu en el futur.

És essencial avaluar el potencial d'interconnectivitat de la solució avaluada amb altres solucions. O bé el programari ja està connectat amb algun programari (interfícies preexistents), o bé ofereix interfícies de programació (anomenades API) que permeten que el programari extern es connecti sense gaire esforç. No obstant això, alguns programes no ofereixen cap API, l'única manera d'intercanviar dades amb un altre programari és realitzar exportacions manualment o automàticament i, de nou, això no sempre és possible.

Si no és possible exportar, corre el risc de quedar-se bloquejat a la solució escollida i lamentar-ho més endavant.

• Em sembla clara la interfície? És fàcil d'utilitzar per a un novell?
• Cal instal·lar-lo a l'ordinador o s'hi pot accedir amb navegador?
• Puc accedir-hi des de la meva tauleta i/o smartphone?
• La solució es connecta amb un altre programari existent? Que?
• Hi ha interfícies de programació d'aplicacions (API) disponibles?
• Es pot extreure la informació manualment? Com? Totes les dades es poden exportar en un format utilitzable?
• Les interfícies, APIs o característiques d'exportació estan incloses en el preu de la solució o opcionals? A quin preu?

3. SOSTENIBILITAT I REPUTACIÓ

Especialment per a solucions a llarg termini (com un PMS o CRM), tenir una idea de com està anant l'empresa que desenvolupa la solució és un indicador que no s'ha de prendre a la lleugera per evitar una situació problemàtica on l'empresa desapareixeria i el programari ja no es manté.

No obstant això, la salut financera no és suficient per garantir la sostenibilitat d'una empresa, i una nova start-up no és menys capaç de complir la missió a causa de la seva curta edat. A més, especialment en el món de la tecnologia, les start-ups són més modernes i sovint més flexibles que els jugadors més grans. No obstant això, assegureu-vos que s'esmenti la portabilitat de les dades en cas d'error. Per tant, conèixer la salut financera d'un proveïdor és una manera entre moltes d'avaluar el risc de fracàs empresarial, però no és suficient per si sol.

Un altre punt és que les referències o testimonis dels clients són importants per donar-vos una idea de l'ús concret d'una solució i complementar la informació teòrica donada pel proveïdor.

És útil parlar amb companys hotelers que ja utilitzen el programari sobre la seva experiència amb l'eina, així com la qualitat de l'atenció al client. Sobretot si l'establiment client és similar a la seva estructura.

• Quantes instal·lacions ja estan equipades amb la solució? Quantes són semblants a les meves?
• Quins són els comentaris dels clients? L'índex de satisfacció?
• Hi ha comentaris dels clients a Internet? (fora del lloc web de l'editorial: Google, Twitter, Review Platform, etc.)
• La solució pot posar nom als clients amb els quals puc contactar? Poseu-vos en contacte amb tres usuaris del servei
• És rendible el negoci?
• On es basa?
• Quant de temps fa que la solució està en marxa?
• Quina és la distribució dels seus empleats (desenvolupadors, suport, etc.)?
• L'empresa té el seu desenvolupament intern o externalitza aquesta part?

4. ACOMPANYAMENT I SUPORT AL CLIENT

Qualsevol programari ha d'oferir un manual d'usuari o una base de coneixement amb articles que responguin a les preguntes i problemes més comuns.

Òbviament, tenir persones a la teva disposició per respondre preguntes concretes en directe és un gran avantatge. Sobretot si aquest servei personalitzat és gratuït i està disponible per telèfon, correu electrònic i xat.

És important distingir entre l'atenció al client per abordar els problemes tècnics en tot moment, i els gestors de projectes que fan un seguiment de l'ús de solucions i verifiquen que esteu obtenint el màxim profit d'ella.

• Hi ha un equip de suport?
• Quan està disponible per ajudar-me (7/7, 24/24, horari d'oficina)?
• És gratis?
• Com puc contactar amb ells? Parla la meva llengua?
• Tinc un assessor dedicat que m'ajudi a maximitzar la solució? S'estan posant en contacte amb mi de manera proactiva? És gratis?
• Hi ha una base de coneixement o formació en línia per educar-me o formar-me pel meu compte?
• Hi ha cursos de formació o sessions en directe per formar-me i poder fer les meves preguntes a un expert?

5. SEGURETAT I COMPLIMENT

És difícil (si no impossible) mesurar la seguretat de les dades quan no sou un especialista en seguretat informàtica. No obstant això, aquest aspecte és crucial perquè l'hotel té la responsabilitat de protegir les dades dels seus clients, especialment a partir del 25 de maig de 2018 i el Reglament General de Protecció de Dades (GDPR). Encara queden unes quantes comprovacions bàsiques per fer i, com a mínim, s'ha de comprovar que l'empresa compleix amb la normativa vigent.

• La solució compleix amb la normativa vigent (NF 525, PCI DSS, GDPR, etc.)?
• Té accés segur a la plataforma: credencials personals, autenticació multifactor (2FA), gestió d'usuaris superadministradors, etc. ?
• Tinc el 100% de les dades dels clients?
• La plataforma és segura (https://)?

Utilitzeu aquesta llista de comprovació durant les cites per entrevistar els vostres proveïdors de tecnologia potencials. Et guiarà per passar pels punts importants en l'elecció d'una solució.

Crèdits fotogràfics: Unsplash